Housemate Management 西日本11分店退租驗收預約全面線上化

株式會社 Reservelink（總公司：東京都港區，代表取締役：井出 勝彥）提供的預約管理系統「ChoiceRESERVE」已導入株式會社 Housemate Management（總公司：東京都豐島區）的西日本事業本部。透過本次導入，西日本地區所有11家分店的退租驗收預約皆已線上化。在沒有專門部門且需要廣域移動的複雜業務體制下，成功減少了電話應對並提升了業務效率。▼預約管理系統是什麼？預約管理系統是一種在網路上統一管理預約、變更、取消，並能事先掌握客戶資訊和應對內容的機制。即使在電話應對或窗口業務中，導入預約制也能實現「不讓客戶等待的應對」和人員配置的最佳化，有助於提升客戶滿意度和業務效率。不動產業界根深蒂固的「電話預約」課題：在租賃住宅的退租驗收中，電話和傳真預約在不動產業界仍是普遍做法。Housemate Management 雖然已將退租解約受理線上化，但之後的驗收預約仍僅接受電話和傳真，導致租戶和公司內部雙方都需重複作業。特別是西日本地區，與東日本不同，沒有專門的驗收部門，負責人需兼顧日常管理業務，並在「從大阪到京都，再到奈良」等廣泛區域移動應對。因此，需要考量移動時間和其他業務，進行複雜的日程調整。在此背景下，由於 ChoiceRESERVE 在東日本地區先行導入並取得成果，西日本地區也決定導入。能設計「區域×負責人×所需時間」的靈活性是關鍵：ChoiceRESERVE 被選定的關鍵在於其能應對複雜業務流程的靈活性。在西日本地區，每位負責人的應對區域、移動時間、其他業務排程都不同，單純的預約設定無法滿足現場需求。ChoiceRESERVE 允許為每個分店建立帳戶，並以「區域×負責人×所需時間」的條件細緻設計預約時段，從而建構出符合現場實際情況的機制。導入後的效果：減少電話應對並實現業務集中：導入後，月末繁忙期的電話應對量減少。超過三成的個人客戶使用線上預約，尤其是在職世代的使用率更高。電話中斷作業減少，負責人得以專注於其他重要業務。透過事前資訊取得提升驗收品質：預約時的事前問卷可確認「是否飼養寵物」、「是否吸菸」等資訊。以前電話中可能遺漏的資訊，現在可作為必填項目確實取得。事先掌握情況，負責人能做好充分準備再進行驗收。透過提醒郵件減少未到場：自動發送多次提醒郵件，有效減少了因租戶「不小心忘記」而導致的未到場（預約未履行）情況，減輕了現場壓力。防止個人化依賴：ChoiceRESERVE 的設計是「區域」接受預約而非個人負責人，因此即使負責人調動，租戶的操作也不會改變。建構了不依賴個人、可持續運營的體制。關於 ChoiceRESERVE：ChoiceRESERVE 是 Reservelink 提供的 SaaS 型預約管理系統。不論行業或業種，皆可從200多種服務和功能中選擇所需，建構獨特的預約網站。憑藉豐富的實績經驗，支援預約和客戶管理業務的效率化，並創造高品質的客戶體驗。服務網站：https://yoyaku-package.com/ 導入案例頁面：https://yoyaku-package.com/works/housemate/ 株式會社 Reservelink 公司概要：公司名稱：株式會社 Reservelink（Reservelink, Inc.）所在地：〒107-0062 東京都港區南青山1-1-1 新青山大樓代表者：代表取締役 井出 勝彥網址：https://reservelink.co.jp/