【辦公室現狀調查】約4成的人認為採購備品「麻煩」。困擾負責人的第一名是「商品選擇的困難度」

■ 辦公室備品與消耗品採購，主要透過什麼方式下訂單？ 辦公室日常使用的原子筆、影印紙、碳粉匣。 這些採購是許多職場中由某人負責的「隱形工作」之一。那麼實際上，現場負責人是如何採購備品，又面臨著什麼樣的煩惱呢？ 因此，本次我們與營運採購管理系統OffSide的Triumph21（以下簡稱Triumph21）共同合作，針對事前調查中回答「曾參與公司備品或消耗品採購、下訂單」的全國208名男女進行了「職場備品與消耗品採購」的問卷調查。 ※引用本新聞稿內容時，請務必遵守以下事項： ・註明引用來源為「株式會社NEXER與Triumph21的調查」 ・設置Triumph21（https://www.tryumph21.co.jp/）的連結 「職場備品與消耗品採購問卷」調查概要 調查方式：網路問卷 調查期間：2026年1月22日 ～ 2月3日 調查對象：事前調查中回答「曾參與公司備品或消耗品採購、下訂單」的全國男女 有效回覆：208份樣本 問題內容： 問題1：在職場中採購業務所需的備品與消耗品時，主要透過什麼方式下訂單？ 問題2：請說明其原因。 問題3：您是否覺得採購備品與消耗品很麻煩？ 問題4：主要有哪些事情讓您覺得麻煩？（可複選） 問題5：請具體說明哪些方面讓您覺得麻煩。 問題6：在備品採購方面，您是否曾想過「如果能更輕鬆就好了」？ 問題7：有哪些改進會對您有幫助？ ※原則上小數點以下第二位四捨五入表示，因此總計可能不為100%。 ■ 31.3%的人回答透過「網路購物（EC網站）」下訂單 首先，我們詢問了在職場中採購業務所需的備品與消耗品時，主要透過什麼方式下訂單。 最多的是「網路購物（EC網站）」，佔31.3%。其次是「電話・傳真下訂單」，佔24.5%，「負責人直接到店購買」則佔15.4%。 雖然網路購物佔最多數，但電話和傳真等方式也佔了約四分之一。看來不少職場仍保留著傳統的類比方式。 我們詢問了選擇訂購方式的原因，以下介紹部分回答。 「網路購物（EC網站）」 ・因為可以快速搜尋到所需物品，並迅速下訂單。（30多歲・男性） ・網路訂購幾乎可以買到所有需要的東西，輕鬆又簡單。（70多歲・男性） ・可以隨時訂購，發貨也快，沒有錯誤，很好。（50多歲・女性） 「電話・傳真下訂單」 ・因為一直以來都是這樣做的。（40多歲・女性） ・如果是長期合作的廠商，電話或傳真商品需求都能立即處理。（50多歲・男性） ・當時還沒有網路訂購，所以都是用電話或傳真訂購的。（70多歲・男性） 「負責人直接到店購買」 ・數量不多，可以親手確認物品。（70多歲・男性） ・常常是急需。（50多歲・女性） ・因為有專門的採購人員，所以會把需要的東西告訴他，讓他去購買。（20多歲・女性） 「公司內部專用訂購系統」 ・因為公司內部有規定採購方式。（70多歲・男性） ・線上錯誤較少。（60多歲・男性） ・那個系統最有效率，能與合作夥伴連結。（40多歲・女性） ・為了總公司統一結算。（40多歲・女性） ・預算只能透過規定的訂購系統使用。（60多歲・男性） 由此可見，儘管網路購物佔最多數，但許多繼續使用電話和傳真的人則回答「從以前就這樣」「公司規定」。此外，也有職場是依照公司規定透過採購系統下訂單。 電話、傳真或直接到店購買等類比訂購方式，容易導致訂購紀錄管理和審批流程的個人化，進而增加工作負擔和錯誤的發生。 ■ 42.8%的人覺得採購備品「麻煩」 接著，我們詢問了他們是否覺得採購備品和消耗品很麻煩。 結果顯示，「經常」佔9.6%，「偶爾」佔33.2%，合計42.8%的人覺得麻煩。另一方面，「不常」佔33.2%，「從不」佔24.0%。 這表明，儘管這是日常工作之一，但對負責人來說，造成負擔的情況並不少見。 ■ 超過3成的人覺得「訂購作業本身」很麻煩 此外，我們進一步詢問了那些覺得麻煩的人，具體是哪些事情讓他們覺得麻煩。 最多的是「商品選擇困難」，佔39.3%。其次是「訂購作業本身」，佔31.5%，「價格比較耗時」佔29.2%，「庫存管理繁瑣」則佔22.5%。 我們詢問了覺得麻煩的具體原因，以下介紹部分回答。 「商品選擇困難」 ・找不到想要的商品。（40多歲・女性） 「訂購作業本身」 ・查閱目錄很耗時。（60多歲・女性） ・沒有單價合約的商品需要各種附件文件。（60多歲・男性） ・在忙碌時還要考慮庫存狀況以達到免運費很麻煩。（40多歲・女性） ・總之很費工夫。（40多歲・男性） ・沒有採購紀錄的商品很難找。（50多歲・男性） 「價格比較耗時」 ・如果是相同的東西，希望能盡量以便宜的價格購買。有時以為這邊比較便宜而點進去，卻發現相關尺寸缺貨，讓人感到失望。（30多歲・女性） ・瀏覽各種網站比較價格很耗時。（40多歲・女性） ・比價很麻煩。（60多歲・男性） 「庫存管理繁瑣」 ・如果庫存每天都在變動，確認庫存很麻煩。既耗時，如果庫存不符還會浪費更多時間。（40多歲・女性） ・種類很多，確認消耗量和庫存量很麻煩。（30多歲・女性） ・查詢還剩多少很麻煩。（50多歲・女性） 「訂購作業本身」位居前列的背景，似乎是因為訂購時需要製作文件，以及在目錄或網站上找到目標商品需要時間。 此外，「商品選擇困難」位居榜首的背景，似乎是因為相似商品之間的差異難以辨別，以及在目錄或網站上找到目標商品需要時間。 除了訂購作業本身的繁瑣之外，上司或管理部門的審批手續、交貨狀況確認、支付處理・費用報銷等訂購前後的整個業務流程，似乎都對負責人造成了負擔。 ■ 33.2%的人回答「有」想過「如果能更輕鬆就好了」 最後，我們詢問了他們是否曾想過「如果備品採購能更輕鬆就好了」。 結果是「有」佔33.2%，「沒有」佔66.8%。這意味著約三分之一的人認為目前的做法有改進的空間。 我們詢問了有哪些改進會有幫助，以下介紹部分回答。 有哪些改進會有幫助？ ・缺少物品自動訂購，只通知價格變動或修改事項的系統。（30多歲・女性） ・希望有能快速確認庫存的系統。（60多歲・男性） ・因為不實際使用很難知道使用感受，所以如果有樣品試用會很方便。（60多歲・男性） ・如果能簡化報價單、請款單、交貨單，並能迅速結算就好了。（60多歲・男性） ・能處理缺貨的價格比較。有時非常趕時間，所以希望能有考慮到到貨日的比較。確認每個網站的運費很麻煩，如果能立即知道就太好了。（30多歲・女性） 在要求改進的聲音中，特別值得注意的是，希望減輕整個業務流程負擔的需求，例如簡化審批手續和訂購作業、方便確認交貨狀況、簡化支付處理和費用報銷等。 在持續依賴電話、傳真和紙本文件運作的職場中，這些問題往往會累積。 ■ 總結 本次調查顯示，職場備品和消耗品的採購方式以網路購物（EC網站）佔最多數，但電話和傳真等類比方式也佔了約四分之一。 此外，約4成的負責人覺得採購作業「麻煩」，其中「訂購作業本身很費力」、「上司或管理部門的審批手續繁瑣」、「確認交貨狀況很麻煩」、「支付處理・費用報銷負擔大」等聲音位居前列。 特別是透過電話、傳真或紙本文件進行的訂購，容易導致紀錄管理和審批流程的個人化，成為這些問題的溫床。要減輕備品訂購的負擔，關鍵在於將從訂購到審批、交貨確認、支付處理等一系列採購業務數位化，並導入能提高效率的機制。 Triumph21提供的採購管理系統「OffSide」支援整個採購業務流程的數位轉型。 它可以根據傳統的公司內部採購規則，客製化從報價、訂購到驗收的採購流程，透過適當的統一管理，支援研發現場的快速決策和無壓力的採購管理。 <關於文章等的使用> ・註明引用來源為「株式會社NEXER與Triumph21的調查」 ・設置Triumph21（https://www.tryumph21.co.jp/）的連結。