【公共領域應用擴大】eformsign「臨櫃窗口」功能於地方政府啟動實證實驗

日本FORCS株式會社（東京都港區，代表取締役：南昌龍）將介紹其電子表單平台「eformsign（イーフォームサイン）」所提供的「對面窗口」功能。 本功能在銀行或公共機關等各種窗口業務領域，透過電子化讓申請書等文件的製作更加容易，與傳統的紙本作業相比，可期待業務效率的提升。 ■【背景】從繁雜的手寫與修正麻煩，轉變為便利的電子表單輸入 在傳統的紙本作業窗口，業務流程如下： 1) 顧客在紙本文件上填寫必要資訊後，前往窗口辦理 2) 窗口承辦人員確認填寫內容 3) 對錯誤填寫或資訊遺漏進行修正 在這樣的過程中，手寫填寫可能導致字跡難以辨識、填寫錯誤資訊的風險，以及因填寫遺漏而需請顧客重新製作文件等，耗費大量時間。此外，若需要重新製作，使用新紙張重新填寫已填過的資訊也相當麻煩，紙張的浪費也成為問題。 ■活用電子表單的窗口業務，實現業務效率化！ eformsign的「窗口DX」功能，是在窗口承辦人員的PC與平板螢幕連接後，讓到訪窗口的顧客能利用平板螢幕，方便地輸入申請書等電子表單的功能。 ■「窗口DX」的特點 1. 引導模式與電子表單的即時同步 窗口承辦人員可在自己的PC上使用引導模式，指示顧客應填寫的項目，聰明地引導顧客。顧客無需尋找輸入項目，可輕鬆填寫。 此外，由於窗口承辦人員的PC與平板螢幕上顯示的表單會即時同步，因此無需特意查看顧客方的平板螢幕，可直接從承辦人員的PC上確認填寫內容。 2. 聊天・廣告功能 eformsign的「對面窗口」功能提供為聽障人士或對話有困難者設計的聊天功能。窗口承辦人員可從PC輸入文字進行對話，為顧客提供必要的服務。 在顧客不在、未使用平板螢幕的時間，我們提供廣告功能，讓平板螢幕可作為廣告媒介活用。可將促銷或活動資訊等想顯示的資訊顯示在平板螢幕上，也可期待行銷效果。 3. 一次性簽署功能 在一次性簽署功能中，即使地址、姓名、簽名等相同內容需在多處輸入，也只需輸入一次，即可自動反映到其他相應項目。由於無需重複填寫相同內容，因此可縮短輸入時間，並防止填寫錯誤。 這讓申請書或合約書的製作更加順暢，有助於窗口業務整體的效率化與使用者負擔的減輕。 4. 簽署者本人確認功能 使用「對面窗口」功能讓顧客製作並簽署文件時，製作中的文件會輸入用於本人確認的電子簽名。文件製作完成後，會發行完成文件與稽核軌跡證明書，可確認簽名資訊（簽名日期、簽署人等）。 ■【期待效果】窗口業務流程的改善 １. 業務效率提升 透過引導模式或文件的即時同步，顧客無需在文件中尋找輸入位置即可輕鬆輸入。承辦人員可即時確認顧客輸入的內容，省去確認已製作文件的麻煩。此外，將現有系統與eformsign連動，讓數據自動設定於電子表單中，並在電子表單中結合商業邏輯，可期待業務效率的提升。 2. 成本削減 電子表單支援多種輸入功能。承辦人員可將業務所需文件等以一個電子表單管理，從而削減文件保管成本。此外，平板螢幕的廣告功能讓企業無需另外準備廣告設備。 ３. 安全的資料管理 從eformsign製作的電子表單透過雙重備份安全地管理資料。此外，將現有的紙本流程全部電子化，可降低已製作表單或已輸入資料遺失的風險。 ■推動地方政府窗口DX活用，預計開始實證實驗 安藝高田市預計將以各種申請業務為對象，活用eformsign的「對面窗口」功能，開始實證實驗。 本實證實驗預計將驗證在窗口申請手續中，填寫與受理業務的效率化，以及對提升居民服務的有效性。 未來，也將視野擴大至增加對象業務，目標是活用於推動地方政府的窗口DX。 eformsign的特點是可將現有的各種格式文件電子化，且無需大幅變更傳統業務流程即可運用。不僅限於地方政府，期待可作為推動各種公共領域窗口DX的手段活用。 ■關於「eformsign（イーフォームサイン）」 這是一項將表單製作到申請、批准、保管一體化的雲端電子表單服務。可透過PC、智慧型手機、平板等使用，具備電子簽名、模板製作、工作流程設定、文件管理等功能，支援地方政府及企業的合約業務與申請業務的效率化。 eformsign試用版請點此 我們提供為期兩週的免費試用，可體驗所有主要功能。 ■公司概要 公司名稱：日本FORCS株式會社 地址：東京都港區赤坂５丁目２−３３ 設立年月日：2014年7月8日 事業內容：電子表單開發工具・雲端SaaS・供應・顧問諮詢 企業網站：https://jp.forcs.com/ 聯絡方式：03-5251-8205 營業擔當：森田