將實體印章直接轉化為電子印章！eformsign的電子印章功能助力外部合約與內部流程

日本Forcs株式會社（東京都港區，代表取締役：南昌龍）在其雲端電子合約服務「eformsign（イーフォームサイン）」中，提供了一項功能，可讓業務中使用的「電子印章」以多種方式使用和管理。

近年來，隨著遠端工作的普及和業務數位化的進展，紙本文件和蓋章業務的審視正在推進。我們將介紹eformsign的電子印章功能，它回應了這些需求。

遠端工作環境導致電子印章需求急劇增加

隨著遠端工作的確立和業務數位化的進展，紙本文件和蓋章業務的審視正在推進。隨之而來的是，在紙上親筆簽名或為了蓋章而通勤或拜訪的情況也逐漸減少。

另一方面，對於電子印章的法律效力和操作方法感到不安的聲音也不少。為了解決這些問題，eformsign提供了可根據用途選擇的電子印章功能。

eformsign提供的電子印章特色

1. 電子印章的法律效力與安心的資安環境

eformsign的電子印章功能支援基於日本電子簽名法的電子合約機制，透過提供適當的本人確認和防篡改措施，實現了考量法律效力的操作。透過電子郵件驗證、簡訊驗證、IP位址、簽名日期和時間等記錄來確認本人身份，確保合約內容的真實性和安全性。此外，法務省公開的灰色地帶解消制度也整理了符合一定條件的電子合約和電子簽名的有效性，推動了利用電子蓋章進行合約業務的數位化。eformsign在考量這些法律框架的基礎上，提供了企業可以安心使用的電子蓋章環境。

2. 實體印章掃描

透過在專用QR碼紙上蓋章，並用智慧型手機掃描，即可註冊為實物大小的電子印章。此功能是基於本公司擁有的專利技術「利用行動裝置相機和專用紙的實物大小掃描系統及方法（專利號：10-1629418）」開發的，實現了高精度的印影再現。

3. 印影圖像上傳

您可以直接上傳已有的印影圖像，並將其註冊為電子印章。

預先註冊後，即可一鍵蓋章。

4. 公司印章管理功能

它也支援企業使用的公司印章的註冊和管理。

透過權限設定，只有特定使用者才能註冊或上傳公司印章，有助於防止未經授權的使用。

此外，管理畫面可以一覽「誰、何時、使用哪個印章、在哪份文件上」，有助於強化內部控制。

5. 作為印章/簽名管理平台使用

它可以作為一個平台，集中管理從電子印章、簽名、實體印章的申請到使用狀況的所有事項。

申請時，支援設定使用目的、提交對象、蓋章數量、文件類型，並可附加必要文件。透過利用預設的審批流程，可以順利推進審批程序。此外，除了管理電子印章的新增、變更、刪除外，還可以無縫應用於電子合約和外部文件製作。集中管理申請、審批、合約發送等相關歷史記錄，有助於業務進度確認和強化內部控制。此外，它還配備了雙因素驗證和IP存取限制等安全功能，提供安全的營運環境。它不僅支援電子合約，還支援紙本文件所需的實體印章管理，協助提升印章和簽名業務的整體效率。

【導入效果】透過使用電子印章提升業務效率和強化內部控制

1. 提升業務效率和速度

透過導入電子印章，傳統的紙本作業，如列印、蓋章、郵寄紙本文件，變得不再需要，大幅縮短了合約簽訂和內部流程所需的時間。由於可以不受地點和時間限制地蓋章，即使在遠端工作環境下也能實現順暢的業務執行。

2. 強化內部控制和合規性

電子印章使用歷史的自動記錄，使得「何時、何人、在哪份文件上」蓋章變得可視化。這有助於防止未經授權的使用，並透過操作歷史的可視化提高審計回應的效率，有助於強化內部控制和合規性。

關於eformsign

eformsign是由日本Forcs株式會社提供的雲端電子合約服務。它能夠一貫地進行電子文件的建立、發送、簽名和儲存，並支援PC、智慧型手機、平板電腦等多種行動裝置。

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