【導入案例】運用Salesforce「Prompt Builder」自動解析傳真與郵件訂單，結合先進AI光學辨識與銷售管理系統，提升接單作業效率——株式會社艾科公司

導入背景與課題：多元化的「訂單單據（傳真、PDF）」處理與人工輸入的作業負擔

作為防火金庫的領導企業，同時從事辦公家具等產品製造與銷售的株式會社艾科公司，長期以來面臨經銷商接單流程中類比作業效率低落的課題。

訂單不僅以傳真形式送達，近年透過電子郵件附加PDF檔案的方式也日益增加，且每家經銷商的格式各不相同。過去，公司需由專員逐一目視確認這些多樣化的訂單內容，再手動將資料輸入至已導入的生產與銷售管理系統「UM SaaS Cloud」中。

此流程不僅在業務繁忙時期造成人力負荷，更存在資料轉錄錯誤與作業經驗過度依賴個人的風險，亟需透過數位化實現效率提升。

專案支援內容：運用生成式AI技術建置接單自動化平台

為協助艾科公司實現接單作業的無紙化與自動化，青蛙威爾運用Salesforce最新AI功能「Prompt Builder（提示建構器）」，整合AI光學字元辨識（OCR）技術，並與既有的銷售管理系統「UM SaaS Cloud」建立無縫自動連動機制。

不論是傳真或電子郵件附加的PDF文件，只要將收到的訂單檔案上傳至Salesforce，即可實現從文件解析、資料擷取到核心系統登錄的全自動化流程。

本專案的三大核心流程

並非單純將任務交由AI處理，而是為確保現場人員能安心、確實地執行作業，在Salesforce平台上建構了以下三階段的無縫作業流程。

跨媒介的文件整合與「Prompt Builder」高階OCR處理

首先將來自傳真或電子郵件的各類訂單文件（如PDF等）集中匯入Salesforce系統並附加至對應紀錄。接著，運用Salesforce的「Prompt Builder」執行AI OCR處理。憑藉生成式AI強大的上下文理解能力，即使面對不同經銷商格式各異、欄位位置不一的多樣化訂單，仍能靈活且高精度地自動擷取商品編號、數量、交期、客戶資訊等內容，並轉換為結構化文字資料。

確保現場安心的「Salesforce畫面目視確認」機制

為避免自動化可能造成的錯誤登錄，系統設計了多重防護機制。AI擷取的資料會先於Salesforce的確認畫面中呈現，現場人員可於同一畫面快速比對原始訂單文件與AI的讀取結果，並在必要時立即修正。透過「最後由人工確認」的安心流程，讓新系統在導入初期即能順利被現場團隊接受與使用。

一鍵自動登錄至「UM SaaS Cloud」系統

確認無誤後，僅需點擊畫面上的「接單登錄按鈕」，Salesforce即可直接與艾科公司的核心銷售管理系統「UM SaaS Cloud」連動，將已確認的資料自動對應並登錄為系統內的接單資料。此舉大幅減少了過去繁瑣的手動輸入作業。

導入成效與未來展望：減輕人工輸入負擔，實現更迅速的出貨與客戶回應

透過本次系統建置，已成功建立一條自動化流程，使傳真與郵件收到的訂單能順利數位化，並即時同步至UM SaaS Cloud系統。

人工輸入作業的負擔減輕後，接單中心的整體作業壓力大幅降低，投入資料輸入的時間也隨之縮短。資料轉錄錯誤與漏檢風險有效降低，即使在業務高峰期，也能快速且準確地完成出貨安排。

艾科公司未來將持續善用此堅實的數位基礎，進一步提升後台作業效能，並推動更全面的數位轉型（DX）進程。

▶▶▶ 欲瞭解更多，請聯繫青蛙威爾 ◀◀◀

https://frogwell.co.jp/contact/

※「UM SaaS Cloud」為株式會社思納普創新（Synapse Innovation Co., Ltd.）之商標或註冊商標。

【公司簡介】

公司名稱：青蛙威爾股份有限公司

負責人：小谷 直也

成立時間：2010年5月

公司地址：〒107-0052　東京都港區赤坂一丁目11番44號 赤坂InterCity 10樓

◆ 主要業務

・為製造商與銷售公司建置資訊系統

・Salesforce解決方案開發與導入支援

・資料分析與顧問服務

・醫療相關資料收集與處理