區分安全檢查表的「已回收」與「已確認」狀態：B2B SaaS「Mamorisu」協助整理委外廠商管理的確認狀況與應對紀錄

株式會社Trick Studio（總部：東京都千代田區神田神保町2-34 鳴海大樓3樓，代表董事：大西文一）透過委外廠商管理與安全檢查表作業支援服務「Mamorisu」，協助企業整理檢查表回收後的確認狀況與應對紀錄。

「Mamorisu」是一款B2B SaaS平台，可在單一系統中統一管理安全檢查表的建立、發送、回收，以及回收後的確認狀態與應對紀錄。其最大特色在於能明確區分「已回收」與「已確認」兩種狀態，解決傳統使用Excel或電子郵件時容易混淆的問題。

在ISMS與P-Mark合規體系中，定期向委外廠商發送、回收與評估檢查表是必要作業。許多企業目前仍仰賴Excel與電子郵件處理此流程，但隨著合作廠商與檢查項目增加，雖然能追蹤回收狀況，後續的審核進度與決策依據卻容易分散。Mamorisu正是針對「回收後」階段所設計的解決方案。

明確區分「已回收」與「已確認」

「Mamorisu」支援委外廠商管理與安全檢查表作業

此平台不僅管理檢查表的建立、發送與回收，更能統一管理回收後的確認狀態與應對紀錄，實現全流程數位化。

背景：委外管理與檢查表作業的負擔

隨著企業規模擴張與合作關係增加，委外廠商數量與需確認項目也隨之增長，導致相關作業負擔日益加重。

維持ISMS與P-Mark認證需定期執行向委外廠商發送、回收與評估檢查表等重複性任務，包含管理收件名單、追蹤未回覆者、審核回覆內容等，這些工作長期由人員手動執行，耗時且易出錯。

挑戰：「已回收」不等於「已確認」

「已回收」僅表示廠商已回傳檢查表；而「已確認」則代表企業已完成內容審核，根據內部標準進行評估，並記錄審核意見或退件原因。兩者看似相近，實務上卻是截然不同的階段。

理想流程應在回收後立即進行審核，但此步驟常被延後或未完整記錄。若缺乏「何人、何時、針對哪些項目、如何判斷」的明確紀錄，在稽核或人員交接時將難以說明當初決策依據，增加溝通成本。

即便回收狀態可追蹤，確認狀態與審核歷程的持續管理仍是現場人員的沉重負擔。

Excel與電子郵件作業常見問題

Excel雖具彈性，適合設計客製化問卷，但隨著規模擴大，將產生以下問題：

- 需手動追蹤未回覆廠商並逐一催繳，耗費時間 - 當廠商修正後重新提交時，難以判斷哪一版為最新文件 - 退件往來分散於多封郵件中，不易追溯完整溝通歷程 - 審核依據僅儲存於個人信箱，缺乏共用機制 - 人員異動時，過往決策難以完整交接 - 稽核前需耗費大量時間重新查找歷史紀錄

這些問題並非源於工具本身，而是當作業規模擴大時，單一試算表或郵件串已無法有效整合複雜流程所致。

Mamorisu如何協助改善

Mamorisu針對「回收後」的審核與應對階段，提供符合實際作業流程的數位化管理方案。

透過統一介面掌握各廠商回覆狀態，將催繳、退件、確認紀錄等作業整合於單一流程中，避免審核依據散落於個人信箱或檔案中。即使人員異動，也能快速查詢過往處理歷程，確保知識有效傳承。

主要功能特色包括：

- 從「回收」到「確認」的無縫銜接：回收的回覆直接進入審核佇列，確保審核不遺漏。 - 減輕進度追蹤與催繳負擔：一目瞭然掌握未回覆名單與退件卡關點，減少人工追蹤成本。 - 累積完整應對紀錄：系統自動保存審核、退件與例外處理歷程，不僅能檢視回收率，更能回溯確認進度與決策脈絡。

支援註記、退件與確認完成的審核介面

於畫面中管理回收後的審核、退件與註記歷程

Mamorisu提供直覺的審核介面，使用者可直接於畫面中記錄審核意見、發起退件、標記確認完成，確保「已回收」與「已確認」狀態明確區分，並完整保存所有互動紀錄。

主要功能

- 傳送對象管理（個別註冊、CSV上傳、群組管理等） - 檢查表建立 - 回覆者註冊與收件名單管理 - 回覆回收與未回覆狀態追蹤 - 催繳通知與退件處理 - 確認狀態掌握與審核歷程記錄 - 回覆歷程累積

所有回覆內容可儲存為PDF格式，便於內部分享或作為日後稽核佐證。透過整合所有功能於單一平台，Mamorisu實現「已回收」與「已確認」的分離管理，提升作業透明度與合規性。

檢查表清單、回覆期限、待回覆數量與狀態可視化介面

以清單形式管理每份檢查表的回覆狀況與進度

使用者可於統一介面查看每份檢查表的回覆期限、待回覆件數與執行狀態，並支援從範本快速建立新檢查表或進行細節確認，提升整體作業掌控度。

公司簡介與聯絡方式

株式會社Trick Studio專注於Web系統開發、業務系統開發及B2B服務的策劃與開發。公司關注現場常見的作業屬人化與管理負擔問題，透過「Mamorisu」協助企業系統化整理委外管理與安全檢查表作業中的回收、確認與應對歷程。

公司概要

- 公司名稱：株式會社Trick Studio - 地址：東京都千代田區神田神保町2-34 鳴海大樓3樓 - 代表人：代表董事 大西文一 - 業務內容：Web系統開發、業務系統開發、B2B服務策劃與開發 - 官網：https://www.trick-studio.jp/

若您目前使用Excel或電子郵件進行委外管理與安全檢查表作業，且對回收後的確認狀態與應對紀錄管理感到困擾，歡迎至Mamorisu官方網站了解服務細節與實際應用情境。

Mamorisu官方網站：https://www.mamorisu.jp/

聯絡窗口：https://mamorisu.jp/contact