創業75周年の建設会社「株式会社澤村」が、社内外のゲスト200名の招待業務全般をWEB招待状ヨブナラで効率化

WEB招待状ヨブナラを展開する株式会社ココチエ（所在地：東京都港区 / 代表取締役：糸島 求一）は、株式会社澤村様が開催した社内表彰式および入社式「SAWAMURA AWARD 2026」に導入いただきました。

本イベントでは、社員だけでなく、内定者やそのご家族、さらには取引先や関係者など外部企業を招待。こうした多様なゲストを招くフォーマルなイベントにおいて、従来のスプレッドシート管理から脱却し、招待業務全体の整理と効率化が実現しました。

ヨブナラ導入前の課題：規模拡大に伴うアナログ管理の限界

株式会社澤村様は、リブランディングの一環として、3年前から国登録有形文化財「南座」を舞台に、独自の企業文化を体現する式典を開催されています。初開催となった1年目は社員のみの参加でしたが、近年は取引先や関係者など外部ゲストの招待を拡大しており、それに伴い3つの課題に直面していました。

課題①：手動管理による運用負荷と案内漏れのリスク

これまで出欠管理にはスプレッドシートを活用していましたが、招待者数が増えるにつれ、案内の送付状況や返信状況をリアルタイムに把握することが難しくなっていました。

また、未回答者への個別リマインドや回答内容の集計にも多くの工数を要しており、担当者の運用負荷が高まるだけでなく、案内漏れや確認漏れにつながるリスクも抱えていました。

課題②：フォーマルな場にふさわしい丁寧な受付対応

ビジネスイベントにおいて、受付は来場者が最初に接点を持つ重要な場面です。特に社外の来賓を招くフォーマルな式典では、単に出欠を確認するだけでなく、企業としての信頼感や丁寧さが伝わるホスピタリティが求められます。

しかし、従来の紙リストによるお名前確認では、来場者が集中する時間帯にゲストをお待たせしてしまうことがあり、スムーズなご案内と丁寧な対応の両立が課題となっていました。

課題③：汎用ツールでは表現しきれないブランドらしさと招待の格式

社外の来賓を招くにあたり、単に情報を伝えるだけでなく、企業としての姿勢や式典に込めた想いが伝わる招待状のあり方を模索していました。

情報の回収に特化したフォーム作成ツールでは、同社が大切にする会社の雰囲気や、南座という会場にふさわしい格式を表現しきれないという課題がありました。

澤村様のブランドイメージを反映しながら、来賓に対して丁寧さや特別感が伝わる、デザイン性の高い招待状を必要としていました。

導入後の成果：招待から受付まで一貫した「体験価値」の向上

ヨブナラの導入により、招待状の作成・送付から出欠管理、QR受付までが一元化され、招待業務全体の整理と効率化が実現しました。

スプレッドシートによる手動管理と比べて、情報の集約や対応状況の把握がしやすくなり、案内漏れや確認漏れのリスクを軽減。準備期間中の運営も、よりスムーズに進行できるようになりました。

成果①：出欠管理の自動化により、招待業務の負荷と案内漏れのリスクを軽減

これまでスプレッドシートで行っていた手動の確認・集計業務を、ヨブナラの導入により大幅に効率化しました。

管理画面上で出欠状況をリアルタイムに確認・集計できるようになり、多数の外部ゲストを招待する際の運用負荷を軽減。さらに、未回答者へのリマインド配信など、招待業務に必要な機能を一元的に活用することで、大規模な招待業務における案内漏れや確認漏れのリスク解消につなげました。

成果②：QR受付により、来賓を待たせないスマートな受付を実現

当日は約200名の受付を、QRコードをかざすだけで完了する「QR受付システム」で実施しました。紙のリストと照合していた頃に比べ、来場者が集中する時間帯も滞留することなくスムーズな案内が可能になりました。

このスマートな対応はゲストに「先進的なイベント」というポジティブな反応を得るなど、式典の演出面でも大きな効果を発揮しました。

成果③：デザインテンプレート活用による、手軽で質の高いブランド表現

ヨブナラのデザインテンプレートを活用し、澤村様のブランドイメージに合わせた招待状を短時間で作成されました。

専門的なデザイン知識がなくても、同社が見せたい画像やメインビジュアルを差し替えることで、自社の世界観の招待状が完成。

これにより、単なるフォーム作成ツールでは伝えきれなかった企業らしさや招待の格式、さらには南座という特別な会場の空気感までをデジタル上で体現し、来賓に対する丁寧な印象づくりにつなげました。

同社は、ヨブナラの導入により、複雑化していた招待業務をデジタル化し、運営工数の削減とゲストへの丁寧な対応の両立を実現されました。

今後もヨブナラは企業のイベント運営における業務効率化と、招待体験の価値向上に貢献してまいります。

株式会社澤村について

1950年創業。滋賀・京都・福井エリアを中心に、注文住宅からオフィス・公共施設の建築、土木まで幅広く手がける総合建設会社です。「びわ湖テラス」の施工など、地域のランドマークづくりにも貢献しています。2025年には創業75周年を迎え、社内表彰式『SAWAMURA AWARD』の開催などを通じ、伝統の継承と革新的な組織づくりに注力されています。

・会社名：株式会社澤村

・代表者：代表取締役社長 澤村 幸一郎

・本社所在地：滋賀県高島市勝野1108番地3

・創業年：1950年

・事業内容：総合建設業（住環境事業、施設・工場・土木等のソリューション事業）

・公式サイト：https://www.sawamura-shiga.co.jp/

WEB招待状ヨブナラについて

WEB招待状ヨブナラは、従来の紙の招待状をデジタル化し、ゲストを招待するプロセスを効率化するWEBサービスです。
紙の用意が一切いらず、招待状に関わるあらゆる工程をオンラインの管理画面上で完結することができます。紙の招待状に伴う手間やコストを大幅に削減し、主催者はより効率的かつ環境にも配慮した形でイベントやパーティーを開催できるようになります。
個人で利用する同窓会や誕生日会から、企業や団体が主催するゴルフコンペやレセプションパーティー、社員総会まで、多様なシーンでご利用いただいております。

■各種概要

・プロダクト名：WEB招待状ヨブナラ

・公式サイト：https://yobunara.com

・X：https://x.com/yobunara_com

・YouTube：https://www.youtube.com/@yobunara

・Instagram：https://www.instagram.com/yobunara_com/

■会社概要

・社名：株式会社ココチエ

・住所：東京都港区南青山5-13-1 プレファス南青山3F

・代表：糸島求一

・創業年：2013年

・会社HP：https://kokochie.co.jp/

・サービス：WEB招待状ヨブナラ