【Toyokumo調查】超過七成新進員工因「內部資訊下落不明」而失去自信

【因為簡單，所以大家都會用。超簡單的 Toyokumo】

提供任何人都能輕鬆使用的商用雲端服務的 Toyokumo 株式會社（總部：東京都品川區，代表取締役社長：山本裕次，以下簡稱 Toyokumo），針對入職三年內（2022年4月以後入職）的111名公司員工，實施了關於「新進員工『存取內部資訊』的實際情況調查」。

本次調查顯示的主要實際情況如下：

- 85.6%的新進員工有過「不知道內部資訊在哪裡而導致工作停擺」的經驗
- 因資訊下落不明，有74.8%曾覺得「自己可能不適合這份工作」
- 86.5%認為獲取資訊的便利程度會影響「想長期工作的意願（留任意願）」

從這些定量數據可以清楚看出，企業內部知識存取環境的不完善，直接導致了新進員工自我效能感的降低以及早期離職的風險。針對這個課題，Toyokumo 透過集團公司 Project Mode 株式會社（東京都品川區，代表取締役社長：小澤卓馬，以下簡稱 Project Mode）所開發提供的手冊製作與知識管理工具『NotePM』，提供新進員工能靠自己搜尋、確認資訊的「自我解決環境」，協助解決關於入職培訓與留任率的課題。

調查實施背景

近年來，隨著人才流動加速，新進員工的早期離職成為許多企業嚴重的經營課題。本調查的目的，是為了定量闡明在入職培訓期間，「無法順利獲取業務資訊的狀況」，不僅僅是單純的業務效率問題，更會對新進員工的自我效能感及留任意願造成影響。

調查結果詳細內容

1. 超過四成的人一天花15分鐘以上尋找資訊。業務時間的損失（成本）浮現

對於「入職到現在，是否曾因為不知道工作所需的資訊（手冊、操作步驟、內部規定、過往案例等）在哪裡而導致工作停擺？」這個問題，有85.6%回答「是」。

此外，一天當中花在尋找工作所需資訊的時間，以「5分鐘～未滿15分鐘」的45.0%為最多，但「15分鐘～未滿30分鐘」（27.0%）、「30分鐘～未滿1小時」（9.9%）、「1小時以上」（4.5%），花費15分鐘以上尋找資訊的群體合計高達41.4%。這顯示了資訊存取不良不只是麻煩的問題，從公司整體來看，已造成了不容忽視的業務時間損失（成本）。

2. 尋找資訊時最大的壓力是「資料夾階層複雜」與「資訊過時」

在尋找資訊時感到最壓力的狀況，以「資料夾很複雜，不知道最新的資料在哪裡」的46.8%為最多。其次是「就算搜尋了也只出現不相關的舊資料」（38.7%）、「一開始就沒有手冊或操作步驟」（32.4%），顯示出內部資訊的整理與更新機制存在著明確的問題。

3. 約八成對業務上的提問感到猶豫。現場正在發生的「心理障礙」實態

對於向學長姐或主管提出業務上的問題是否會感到心理上的猶豫，回答「非常同意」（28.8%）與「有些同意」（51.4%）合計達80.2%，顯示他們會感到猶豫。感到猶豫的原因最多的是「對再次詢問以前教過的事情感到抱歉」，高達58.4%。這種心理狀態的數據，讓人重新認識到在現場的教育體制中，「不需要問人就能靠自己再次確認的機制」是多麼的重要。

4. 潛在的離職因素明朗化。資訊存取環境不完善直接導致自我效能感下降

對於「是否曾因為不知道工作所需資訊的位置，而覺得『自己可能不適合這份工作』？」這個問題，有74.8%回答「是」。

進一步詢問「您認為企業內部資訊與知識的存取便利程度，是否會影響『想在這間公司長期工作』的意願？」，將「非常同意」（28.8%）與「有些同意」（57.7%）相加，有86.5%回答會影響留任意願。

由此可知，作為離職因素，「因不知道資訊在哪裡而失去自信（自我效能感下降）」的影響極大。這暗示了新進員工的留任不能只依賴導師制度等人員支援，更需要優先採取「完善資訊環境」這種具體的解決方案。另一方面，83.7%（「非常同意」（34.2%）、「有些同意」（49.5%））
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