透過貿易管理系統「TRADING」實現出口業務效率化與標準化

專注於貿易領域系統開發的株式會社Sunplan Soft（總公司：愛知縣名古屋市），已向母嬰用品專賣店株式會社Akachan Honpo（總公司：大阪府大阪市）提供了貿易管理系統「TRADING」。

Akachan Honpo在對台灣出口業務中，面臨船運文件製作負擔重以及過度依賴特定負責人的問題，透過導入「TRADING」實現了出口業務的去個人化和標準化。這使得船運文件製作時間縮短至傳統的五分之一。

1. 背景：Excel製作船運文件的負擔與個人化依賴

過去，INVOICE和PACKING LIST等船運文件都是使用Excel製作。然而，由於SKU數量眾多且明細項目龐大，數據轉錄和輸入耗費大量時間，且容易發生粗心錯誤。加上修正和重新製作的需求，導致精確文件製作持續需要投入大量工時，因此業務效率化和錯誤減少成為當務之急。 另一方面，由於出口業務僅由一人負責，船運文件製作變得過度依賴個人，業務流程也依賴於特定負責人。隨著對台灣出口的店鋪數、商品數和SKU數持續增加，每次負責人更換時，在交接的同時要確保文件品質變得困難，傳統體制已達到極限。藉由此次貿易管理系統的導入，旨在實現業務效率化和標準化的雙重目標。

【導入背景】

・ Excel製作船運文件的負擔與人為錯誤的發生

・ 擺脫因個人化依賴造成的業務依賴體制

・ 建立可應對負責人變更的標準化體制

2. Sunplan Soft・「TRADING」選定理由：理解產業的提案與彈性套裝軟體

「TRADING」不僅涵蓋了貿易業務所需的所有功能，其靈活的客製化能力也受到高度評價。我們能夠想像實現海外出貨數據維護以及各種船運文件一鍵自動生成等需求。我們判斷此系統可以解決個人化依賴、人為錯誤和效率低下的問題。 此外，精通貿易業務的業務和SE人員幾乎沒有說過「做不到」，他們細緻的支援讓我們充滿信任感。我們認為上游階段的支援直接影響後續的運作和維護，因此判斷從需求定義到測試、再到上線後都可以安心委託。對於詢問時的快速回應也感到滿意。

3. 「TRADING」導入效果：出口業務去個人化、船運文件製作效率化、品質保證

實現去個人化，建立可應對業務擴張和負責人變更的機制

導入「TRADING」後，消除了對特定員工的依賴。透過導入實現了業務標準化，並建立了可輕鬆在資料庫中共享和保存船運文件內容的體制。其直觀的操作性也受到好評，建立了一個能夠迅速應對未來負責人變更和海外業務擴張的機制。由於採用雲端服務，無需伺服器維護，這也有助於減輕營運負擔。

船運文件製作時間縮短至五分之一

透過將商品、出貨、棧板等海外出貨用CSV數據匯入TRADING，現在可以一鍵自動生成INVOICE、PACKING LIST、C/No.等船運文件。過去，文件製作的事前準備、文件製作和確認約需25小時，現在已縮短至約5小時，文件製作流程可在正常工作時間內完成。即使商品SKU數量超過1,000項，處理時間也幾乎不變，足以應對未來的業務擴張。

確保文件品質並強化內部控制

傳統的Excel手動操作，經常發生人為錯誤，例如看錯成分比例不同的商品，或複製時漏掉一行導致文件不齊全。導入「TRADING」後，這些錯誤得以消除，檢查所花費的時間也減少了。提交給海關等官方機構的正式文件準確性提高，即使負責人更換也能維持相同水準的品質，從而防止了因過度依賴特定負責人而導致品質下降的風險。

4. 關於貿易管理系統「TRADING」

貿易管理系統「TRADING」是一個雲端套裝軟體，能整合進出口、出口、進口和國內銷售管理相關業務，實現貿易業務的標準化和效率化。

「TRADING」提供5種產品線，可根據客戶的業務內容和需求進行選擇。

【Sunplan Soft的優勢】

・ 從大型企業到中小企業，擁有2,000家以上的豐富導入實績

・ 根據客戶的業務內容和用途，提供5種套裝軟體選擇

・ 擁有30年以上貿易領域實績，由專業知識豐富的業務和SE人員提供支援

【TRADING的優勢】

・ 高度靈活且高效地製作出口文件

・ 透過進口費用分攤，實現精確的成本管理

・ 支援外幣計價應收應付帳款、遠期外匯合約、匯兌損益

【TRADING系列】

・ TRADING-SD（進出口業務＋國內銷售管理系統）

・ TRADING-EX（出口管理系統）

・ TRADING-EL（出口報表製作系統）ERP連結輸出

・ TRADING-IS（進口業務＋國內銷售管理系統）

・ TRADING-IM（進口管理系統）

【TRADING解決的課題】

・ 解決貿易業務的個人化依賴

・ 提高進出口、出口、進口業務的整體效率

・ 透過業務標準化強化內部控制

・ 消除現有系統與Excel的重複管理

・ 透過雲端服務減輕伺服器維護和成本負擔

5. 公司概要

公司名稱：株式會社Sunplan Soft

所在地：愛知縣名古屋市中區榮1丁目18-9 TPB大樓6樓

網址：https://www.sunplan.co.jp/

業務內容：貿易管理系統的開發與提供 - 進出口銷售管理系統

- 出口管理系統

- 進口管理系統

6. 聯絡窗口

株式會社Sunplan Soft 業務部

電話：052-228-3884

電子郵件：sales_marketing@sunplan.co.jp