約65%中小企業缺乏「資訊系統專員」。即使檔案管理數位化進程，檔案搜尋效率低下和資料復原擔憂仍未解決

提供法人用國產線上儲存服務「Secure SAMBA」的kubell儲存股份有限公司（總公司：東京都港區，代表取締役社長：中 哲成），為了釐清中小企業的檔案管理和資安現況，對全國505名使用商務通訊「Chatwork」的商務人士進行了問卷調查。本次調查旨在確定缺乏資訊系統專員的群體、掌握數位化後的文書管理負擔，以及可視化使用地端方案企業所面臨的營運課題。

調查背景

本次調查旨在從過去兩次調查（第一次調查・第二次調查）中發現的中小企業在檔案管理和資安方面的課題進一步具體化，調查是哪些企業面臨著哪些強烈的營運困擾。特別關注了因「缺乏資訊系統專員」導致的管理個人化、數位化後的整理負擔、現場對於PPAP（附密碼ZIP檔案的郵件收發慣例）營運的壓力，以及使用NAS（網路附加儲存）的企業所面臨的課題。

調查結果

調查結果顯示，中小企業在檔案管理方面存在三大課題：

因缺乏資訊系統專員而導致管理個人化。
數位化後的文書未經整理，搜尋效率降低。
在持續使用現有環境的同時，對資料復原仍存有不安。

1. 缺乏資訊系統專員導致管理個人化

關於IT系統的管理體制，「沒有專責人員，由各自負責」佔38.8%，為最多數。此外，回答「兼任其他業務」或「沒有專責人員」的比例高達64.5%，顯示中小企業的檔案管理規則和儲存位置營運容易因人而異。

2. 數位化後，搜尋效率降低

將檔案位置相關問題（Q6）與數位化狀況相關問題（Q8）進行交叉分析後發現，即使公司內部數位化程度提高，在管理不完善的情況下，約84%的受訪者表示「尋找所需檔案需要花費時間」。這表明搜尋效率並不會僅因數位化而改善，如果數位化是在管理設計不足的情況下進行，負擔反而可能增加。數位化後的命名規則和儲存規則的完善被認為是影響成果的關鍵。

3. 持續使用現有環境，仍對資料復原感到不安

將檔案儲存位置相關問題（Q11）與資料安全性相關問題（Q12）的結果進行交叉分析後發現，在回答「擔心無法復原」的群體中，雲端儲存使用者佔38.3%，公司內部伺服器・NAS（網路附加儲存）使用者佔27.5%。這表明對資料復原的擔憂普遍存在，不僅限於特定的儲存方式，也包括雲端使用者企業。據推測，這種不安的背後原因，與其說是儲存位置本身，不如說是對備份設定的理解不足和復原程序共享的缺乏。

針對調查結果

本次調查顯示，中小企業檔案管理中的課題已從「是否數位化」轉變為「數位化後的營運是否有效運作」。特別是對於缺乏資訊系統專員的企業，管理規則的建立往往未能跟上，檔案越多，搜尋效率和共享效率的問題就越容易顯現。因此，僅僅導入工具是不夠的，制定「即使沒有專職資訊系統人員也能維持的簡潔管理規則」被認為是不可或缺的。

本調查詳細結果

本詳細調查報告除了本次公佈的概要外，還包括有無專職資訊系統專員對管理實態的差異、數位化後的搜尋課題、NAS（網路附加儲存）使用者企業的趨勢，以及關於PPAP（附密碼ZIP檔案的郵件收發慣例）和資訊共享方式的實際情況等內容。可從下方連結免費下載。

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調查概要

調查名稱：檔案管理與資安意識調查

調查期間：2026年2月中旬起一週

調查機構：自行調查（kubell儲存股份有限公司）

調查方法：網路調查

調查對象：全國使用商務通訊「Chatwork」的商務人士

有效回應數：505份樣本

「Secure SAMBA」的特點

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