72.4%的業務每天花費30分鐘以上處理行程安排等行政工作，57.0%曾遭遇商機流失；調查顯示行程安排的低效已成為影響業務績效的結構性問題
理光調查指出，繁瑣的行程安排每天消耗業務人員30分鐘以上，並導致57%的人錯失商機。理光藉由升級「RICOH商業雲端」的自動預約功能，協助企業把握客戶最高熱度，實現商談最大化。
📋 文章處理履歷
- 📰 發表: 2026年4月13日 20:00
- 🔍 收集: 2026年4月13日 16:35
- 🤖 AI分析完成: 2026年4月19日 20:16（收集後147小時40分鐘）
隨著新年度的到來，在與顧客接觸點增加的同時，提升業務活動效率已成為重要課題。理光針對全國312名B2B業務人員進行的調查顯示，行程安排不僅是單純的行政工作，更是壓縮業務活動時間、甚至導致錯失商機的結構性問題。基於此背景，理光透過其行程安排平台「RICOH 商業雲端：預約系統」，協助企業在顧客熱度最高的時刻「實現商談獲取的最大化」，藉此加速日本企業的業務數位轉型（DX）。
每年120小時！行程安排嚴重壓縮業務活動時間
在此次調查中，為了確定一次會議，需要往返「3次以上」電子郵件的人數高達56.4%，甚至有約15%的人需要往返「6次以上」。此外，有72.4%的人每天花費30分鐘以上在處理行程安排、列出候補日期、發行會議URL等行政工作。若以每年240個工作日計算，相當於每年有120小時、約15個工作天的時間，全被浪費在「喬時間」的作業上。
不僅是時間損失，57.0%曾遭遇「商機流失」
更值得注意的是，其影響不僅止於時間的浪費。高達過半數（57.0%）的人表示，在等待行程安排回覆的期間，曾遭遇「顧客熱度下降」或「客戶流失到競爭對手」等商機流失的經驗。此外，調查的交叉比對也證實了一個趨勢：在確定預約之前的郵件往返次數越多，經歷商機流失的比例就越高。由此可見，行程安排的低效並非只是業務現場的小麻煩，而是直接影響商談轉換率的重大課題。
背後原因：過度依賴手工作業的行程安排
問題的背後，在於現今依然過度依賴手工作業的營運模式。調查也發現，大約每4人就有1人曾遭遇與行程安排相關的失誤：26.9%「忘記發送提醒通知」、25.6%「行程聯絡內容有誤」、23.4%「與顧客產生認知落差」。手動安排行程不僅增加了業務人員的負擔，還可能損害與顧客間的信任，並影響促成商談的機會。
業務現場的需求：「不讓顧客等待的預約體驗」
另一方面，業務現場期望的發展方向也變得清晰。高達69.6%的人認為，未來的業務活動需要「顧客在詢問的瞬間，就能自行預約商談時間的機制」。特別是那些強烈感受到商機流失痛點的業務人員，更傾向於認為需要即時預約的機制。不讓顧客等待，當下就能促成商談的體驗，已成為提升業務成果的關鍵。
透過「預約系統」提升效率。不流失客戶熱度，將商談最大化
針對這些課題，理光提供了「RICOH 商業雲端：預約系統」，並預計在未來進一步強化該服務的功能。本服務能大幅縮短行程安排中的「等待時間」與「繁雜的手工作業」，將商談獲取最大化。
通常，從網路詢問到商談確定，需要經過「確認內容→分配負責人→確認行事曆→提供候補日→等待顧客回覆→登錄行事曆→發行會議URL」等耗時數日的溝通，而在這段期間，顧客最高昂的熱度（關注度）往往已經冷卻。
本服務的新功能「表單功能」消除了這個時間差。它實現了一種機制：在顧客送出網路表單後，系統會直接顯示空閒行事曆，讓顧客立即完成商談預約。此外，透過活用表單的「條件分支功能」，系統可以自動篩選出符合企業目標條件的高品質潛在客戶，並引導他們進行行程安排。
藉此，這不僅僅是單純的業務效率化，更能確保在顧客熱度達到巔峰的時刻，確實創造高品質的商談機會（防止商機流失）。只要使用Google帳號即可當天啟用，這份便利性也是其一大特色。
將業務從行政工作中解放，打造專注於本職的環境
業務人員真正應該注重的，不是調整候補日期或發行URL等行政工作，而是加深對顧客的了解，以及提升提案品質的活動。調查顯示，如果行程安排和行政工作自動化並省下時間，有29.8%的人希望將時間用於「跟進現有客戶」，22.1%用於「深入準備提案」，13.1%用於「增加商談數量」。理光致力於將業務人員從行政作業中解放，打造能讓他們專注於核心業務的環境。
每年120小時！行程安排嚴重壓縮業務活動時間
在此次調查中，為了確定一次會議，需要往返「3次以上」電子郵件的人數高達56.4%，甚至有約15%的人需要往返「6次以上」。此外，有72.4%的人每天花費30分鐘以上在處理行程安排、列出候補日期、發行會議URL等行政工作。若以每年240個工作日計算，相當於每年有120小時、約15個工作天的時間，全被浪費在「喬時間」的作業上。
不僅是時間損失，57.0%曾遭遇「商機流失」
更值得注意的是，其影響不僅止於時間的浪費。高達過半數（57.0%）的人表示，在等待行程安排回覆的期間，曾遭遇「顧客熱度下降」或「客戶流失到競爭對手」等商機流失的經驗。此外，調查的交叉比對也證實了一個趨勢：在確定預約之前的郵件往返次數越多，經歷商機流失的比例就越高。由此可見，行程安排的低效並非只是業務現場的小麻煩，而是直接影響商談轉換率的重大課題。
背後原因：過度依賴手工作業的行程安排
問題的背後，在於現今依然過度依賴手工作業的營運模式。調查也發現，大約每4人就有1人曾遭遇與行程安排相關的失誤：26.9%「忘記發送提醒通知」、25.6%「行程聯絡內容有誤」、23.4%「與顧客產生認知落差」。手動安排行程不僅增加了業務人員的負擔，還可能損害與顧客間的信任，並影響促成商談的機會。
業務現場的需求：「不讓顧客等待的預約體驗」
另一方面，業務現場期望的發展方向也變得清晰。高達69.6%的人認為，未來的業務活動需要「顧客在詢問的瞬間，就能自行預約商談時間的機制」。特別是那些強烈感受到商機流失痛點的業務人員，更傾向於認為需要即時預約的機制。不讓顧客等待，當下就能促成商談的體驗，已成為提升業務成果的關鍵。
透過「預約系統」提升效率。不流失客戶熱度，將商談最大化
針對這些課題，理光提供了「RICOH 商業雲端：預約系統」，並預計在未來進一步強化該服務的功能。本服務能大幅縮短行程安排中的「等待時間」與「繁雜的手工作業」，將商談獲取最大化。
通常，從網路詢問到商談確定，需要經過「確認內容→分配負責人→確認行事曆→提供候補日→等待顧客回覆→登錄行事曆→發行會議URL」等耗時數日的溝通，而在這段期間，顧客最高昂的熱度（關注度）往往已經冷卻。
本服務的新功能「表單功能」消除了這個時間差。它實現了一種機制：在顧客送出網路表單後，系統會直接顯示空閒行事曆，讓顧客立即完成商談預約。此外，透過活用表單的「條件分支功能」，系統可以自動篩選出符合企業目標條件的高品質潛在客戶，並引導他們進行行程安排。
藉此，這不僅僅是單純的業務效率化，更能確保在顧客熱度達到巔峰的時刻，確實創造高品質的商談機會（防止商機流失）。只要使用Google帳號即可當天啟用，這份便利性也是其一大特色。
將業務從行政工作中解放，打造專注於本職的環境
業務人員真正應該注重的，不是調整候補日期或發行URL等行政工作，而是加深對顧客的了解，以及提升提案品質的活動。調查顯示，如果行程安排和行政工作自動化並省下時間，有29.8%的人希望將時間用於「跟進現有客戶」，22.1%用於「深入準備提案」，13.1%用於「增加商談數量」。理光致力於將業務人員從行政作業中解放，打造能讓他們專注於核心業務的環境。