日本系統技術 x 愛知學院大學 加速大學數位轉型（DX）的「新型RPA導入模型」建構專案

日本系統技術株式會社（總部：大阪市北區，代表董事社長：平林卓，以下簡稱「JAST」）與愛知學院大學（所在地：愛知縣日進市，校長：木村文輝）共同實施了一項專門針對大學業務的新型RPA工具導入模型建構專案。此外，RPA採用了基恩士株式會社（總部：大阪市東淀川區，代表董事社長：中野鐵也，以下簡稱「基恩士」）的RK系列。

■ 背景
在愛知學院大學，隨著業務多樣化，教職員的工作量不斷增加，加上人員短缺與長時間勞動，依賴紙本及Excel的業務運作等結構性問題日益浮現。特別是大量例行性業務的殘留，成為工作負荷增加的原因之一。
過去，校方也曾推動巨集（Macro）及Access等工具的應用，但需要程式設計知識，且在校內完全落實運用需要耗費大量時間，這些都是面臨的課題。
基於上述情況，本專案採用了基恩士製的RPA工具。該工具因「無需程式設計」且提供「免費陪伴支援」，可大幅降低導入及學習的成本與時間，因而獲得高度評價。

■ 專案概要
在本專案中，針對JAST所提供之大學專用戰略性大學經營系統「GAKUEN」系列相關業務，進行了RPA適用可能性的驗證。
此外，對於單獨使用RPA效果有限的業務，雙方共同探討了活用GAKUEN系列標準功能的運作調整，以及適合該業務的工具開發。
再者，考量到大學職員在日常業務中同時學習與活用RPA的困難度，專案由負責GAKUEN開發與導入的JAST系統工程師以陪伴支持的體制來推動。透過從業務盤點、運作整理到RPA劇本作成的一體化支援，實現了著眼於實際運作的評估。

■ 專案成果
・確認透過活用RPA，每年可減少250小時以上的業務量。
・確認透過活用GAKUEN系列的標準功能，能夠抑制額外的開發費用。
・確認將例行業務自動化對提升業務效率及減輕工作負荷的有效性。
・透過業務重整，梳理出業務精簡化與標準化的發展方向。

■ 專案參與者評論
● 愛知學院大學
透過本次舉措，我們得以掌握減少業務量與開發費用的可能性，並梳理出未來業務改善的方向。明年，我們希望基於本次的驗證結果，創造出實質的減少效果。
此外，在系統更新進入第二年、運作逐漸穩定而使現場課題明確化的時機點，能夠推動本專案，對推進業務重整具有極大的意義。大學與JAST能夠共享課題並當場討論解決方案，再加上基於GAKUEN系列運作的實務支援，讓現場感受到確實的成效。

● JAST 專案負責人