事業所與從業人員登記冊調查研究報告

一般財團法人GovTech東京（理事長：宮坂學，以下簡稱「GovTech東京」）為提升行政流程效率與數據應用層次，針對「事業所登記冊與從業人員登記冊之間的數據連結方法與必要功能設計」進行了調查研究，並彙整出現狀分析與功能需求的報告書。

本次調查研究是行政領域推動DX基礎建設的一環，旨在減輕企業與行政雙方的負擔，釐清行政數據的結構性問題及其解決方向。報告明確指出了因制度不同而分散的行政數據結構性問題，並整理了有助於減輕企業與行政雙方負擔的數據連結方向。作為支撐行政DX的基礎建設一環，未來將連結到具體的實作檢討。

調查研究的背景

經營托兒所、醫療機構、餐飲店、營造業等事業時，需要辦理許多行政手續。然而，現狀是針對不同制度的窗口與格式，必須重複輸入與提交設施名稱、所在地、代表人姓名、從業人員資訊等類似內容。此外，當代表人變更時，還需要分別向國家、都道府縣、區公所提出個別申報，對企業與行政雙方都造成巨大負擔。

背後的原因是，行政機關處理的「事業所」與「從業人員」相關數據，因制度不同而使用不同的帳冊、格式與識別碼進行分散管理。即使是同一事業所，也會因制度不同而被賦予不同的ID，缺乏橫向連結的機制。結果導致現有數據無法充分運用，造成手續重複與行政事務效率低落。

基於這些課題，GovTech東京為掌握行政手續中事業所與從業人員數據的實際狀況，並整理課題與改善方向，實施了本次調查研究。

調查研究的結果

本次調查主要針對育兒領域與建築領域，分析了行政手續中使用的事業所與從業人員數據的實際狀況。

結果顯示，行政機關持有的數據因制度不同而各自獨立管理，彼此之間沒有連結。關於從業人員的數據，資格資訊與所屬資訊也分別由不同的機制管理，難以跨制度掌握。此外，也確認了各制度用語與定義不同、資訊更新責任歸屬不明、變更履歷分散等問題。

這些問題的本質並非數據本身不存在，而是缺乏整理數據間關係並加以連結運用的機制。

本次調查提出了作為解決這些問題方向的「虛擬登記冊」概念，即在維持現有機制的同時，橫向運用數據。

這是一種透過結合以下兩者，在不集中數據的情況下實現橫向運用的機制：
- 整理各制度分散數據的意義與更新規則的「元目錄（Meta-Catalog）」
- 整理不同制度間ID與項目對應關係的「交叉對照表（Crosswalk）」

關於本次調查研究的詳細內容，請參閱以下報告書：

事業所登記冊與從業人員登記冊間數據連結方法與必要功能設計相關調查研究

現狀分析報告書：https://www.govtechtokyo.or.jp/wp-content/themes/GovTechTokyo/document/01_Current-State-Analysis-Report.pdf

功能需求報告書：https://www.govtechtokyo.or.jp/wp-content/themes/GovTechTokyo/document/02_Functional-Requirements-Report.pdf

未來展望

本次調查研究定位為邁向行政數據結構化與運用的第一步。

今後，GovTech東京將活用本次調查建議的「虛擬登記冊」概念、從「兒童DX」等先導專案中獲得的見解以及與相關機構的合作，透過實證反覆驗證，致力於提升整體行政服務水準，並減輕企業與行政雙方的負擔。

GovTech東京將持續推動數據的結構化與橫向運用，致力於實現「一次性（Once-Only）」機制（即一次提交的資訊可在多個手續中重複使用）。