近八成上班族認為，未來DX投資與業務改善，有必要推動「整體對外檔案共享流程」的自動化與系統化!

株式會社Fleekdrive針對負責透過檔案共享與外部進行業務往來的上班族(20多歲至50多歲男女)進行了「關於對外檔案共享業務實態的調查」。從這項調查中，揭露了負責透過檔案共享與外部進行業務往來的上班族的檔案共享頻率、使用方式，以及因手動作業和傳統規則所導致的錯誤實態等。

<背景>

近年來，隨著資訊外洩事故頻傳以及PPAP(附加密碼的ZIP檔案與密碼分開寄送)的廢止趨勢，企業對外檔案共享的安全性治理變得前所未有的嚴格。然而，現場面臨的課題不僅止於這些安全對應所帶來的負擔。商業習慣或各企業不同的規則、手法對應，再加上個人化業務流程所造成的負擔相互疊加，結果可能導致無法實現「安全且有效率的檔案共享」。因此，株式會社Fleekdrive針對負責透過檔案共享與外部進行業務往來的上班族，實施了「關於對外檔案共享業務實態的調查」。

<調查摘要>

超過半數的上班族表示，在業務中「每週數次以上」與外部共享檔案。

目前最常使用的對外檔案共享方式為「電子郵件」,其次為「雲端儲存」。

對外檔案共享業務中發生的手動作業或傳統內部規則的前三名分別為:第一名「設定檔案密碼並另外寄送密碼」、第二名「目視確認收件人及寄送檔案」、第三名「將檔案PDF化或轉換格式」。

超過半數的上班族在過去一年內，因傳統手法或效率低落的規則，在對外檔案共享時經歷過錯誤或虛驚一場(差點發生事故),其中多數內容為「誤寄給錯誤的收件人」或「誤寄錯誤的檔案」。

近八成的上班族認為，未來DX投資與業務改善，有必要推動「整體對外檔案共享流程」的自動化與系統化。

超過八成的上班族預期，若對外檔案共享中的手動作業能透過工具自動化，每週可節省業務時間，其中更有超過三分之一的上班族認為，可節省「一小時以上」的業務時間。

<調查概要>

調查期間:2026年6月10日~6月11日 調查方法:網路調查 調查對象:負責透過檔案共享與外部進行業務往來的上班族(20多歲至50多歲男女) 調查人數:331名 問卷提供單位:RC Research Data

※回答比例已四捨五入至小數點第二位，因此回答比例合計可能不等於100.0%。

超過半數的上班族表示，在業務中「每週數次以上」與外部共享檔案。

首先，針對「您在業務中與外部(交易對象或合作夥伴等)共享檔案的頻率為何?」的提問，結果顯示第一名為「每月數次」佔29.3%,第二名為「每週數次」佔26.9%,第三名為「每天」佔14.5%,第四名為「每天數次以上」佔11.8%。雖然「每月數次」的回答最多，但從第二名到第四名的比例合計為53.2%,由此結果可知，超過半數的上班族在業務中「每週數次以上」與外部共享檔案。

目前最常使用的對外檔案共享方式為「電子郵件」,其次為「雲端儲存」。

接著，針對「與外部共享檔案時，目前最常使用的手段為何?」的提問，結果顯示第一名為「電子郵件(包含附加密碼的Zip檔案等)」佔44.4%,第二名為「雲端儲存(Google Drive、OneDrive、Box等)」佔27.5%,第三名為「提供公司內部檔案伺服器的下載URL」佔15.1%。由此結果可知，目前最常使用的對外檔案共享方式為「電子郵件」,其次為「雲端儲存」。

對外檔案共享業務中發生的手動作業或傳統內部規則的前三名分別為:第一名「設定檔案密碼並另外寄送密碼」、第二名「目視確認收件人及寄送檔案」、第三名「將檔案PDF化或轉換格式」。

接著，針對「在對外檔案共享業務中，目前是否存在(正在進行)手動作業或傳統內部規則?」的提問，結果顯示第一名為「設定檔案密碼並另外寄送密碼」佔34.7%,第二名為「目視確認收件人及寄送檔案」佔33.5%,第三名為「將檔案PDF化或轉換格式」佔32.3%。由此結果可知，對外檔案共享業務中最常見的手動作業或傳統內部規則為「設定檔案密碼並另外寄送密碼」。

超過半數的上班族在過去一年內，因傳統手法或效率低落的規則，在對外檔案共享時經歷過錯誤或虛驚一場(差點發生事故),其中多數內容為「誤寄給錯誤的收件人」或「誤寄錯誤的檔案」。

此外，針對「過去一年內，在對外檔案共享時，是否曾因傳統手法或效率低落的規則而經歷過錯誤或虛驚一場(差點發生事故)?」的提問，結果顯示第一名為「未曾經歷過錯誤或虛驚一場」佔45.3%,第二名為並列的「誤寄給錯誤的收件人」與「誤寄錯誤的檔案」,各佔21.8%。由此結果可知，雖然「未曾經歷過錯誤或虛驚一場」的回答最多，但超過半數的上班族在過去一年內，因傳統手法或效率低落的規則，在對外檔案共享時經歷過錯誤或虛驚一場，其中多數內容為「誤寄給錯誤的收件人」或「誤寄錯誤的檔案」。

近八成的上班族認為，未來DX投資與業務改善，有必要推動「整體對外檔案共享流程」的自動化與系統化。

接著，針對「在未來的DX投資與業務改善中，您是否認為有必要推動『整體對外檔案共享流程(權限賦予、核准、系統串聯等)』的自動化與系統化?」的提問，結果顯示第一名為「稍微覺得有必要」佔47.7%,第二名為「非常覺得有必要(已在計畫、研議中)」佔28.7%,第三名為「不太覺得有必要」佔19.6%。第一名與第二名的比例合計為76.4%,由此結果可知，近八成的上班族，或多或少都認為在未來的DX投資與業務改善中，有必要推動「整體對外檔案共享流程」的自動化與系統化。

超過八成的上班族預期，若對外檔案共享中的手動作業能透過工具自動化，每週可節省業務時間，其中更有超過三分之一的上班族認為，可節省「一小時以上」的業務時間。

調查最後，針對「若對外檔案共享中的手動作業(通知、核准、權限管理、PDF轉換等)能透過工具自動化，您認為每週可節省多少業務時間?」的提問，結果顯示第一名為並列的「1小時~未滿3小時」與「未滿30分鐘」,各佔24.2%,第三名為「30分鐘~未滿1小時」佔21.2%。從本次調查結果來看，超過八成的上班族預期，若對外檔案共享中的手動作業能透過工具自動化，每週可節省業務時間，其中更有超過三分之一的上班族認為，可節省「一小時以上」的業務時間。

總結

本次調查顯示，超過半數的上班族在業務中「每週數次以上」與外部共享檔案，而目前最常使用的對外檔案共享方式為「電子郵件」,其次為「雲端儲存」。此外，對外檔案共享業務中手動作業或傳統內部規則的前三名分別為:第一名「設定檔案密碼並另外寄送密碼」、第二名「目視確認收件人及寄送檔案」、第三名「將檔案PDF化或轉換格式」,且在過去一年內，超過半數的上班族因傳統手法或效率低落的規則，在對外檔案共享時經歷過錯誤或虛驚一場，其中主要內容為「誤寄給錯誤的收件人」或「誤寄錯誤的檔案」。

此外，近八成的上班族認為，未來DX投資與業務改善，有必要推動「整體對外檔案共享流程」的自動化與系統化，且超過八成的上班族預期，若對外檔案共享中的手動作業能透過工具自動化，每週可節省業務時間，其中更有超過三分之一的上班族認為，可節省「一小時以上」的業務時間。

針對本次調查揭露的，對外檔案共享中因手動作業(如密碼設定、目視確認等)導致的誤寄錯誤及業務壓力等課題，株式會社Fleekdrive提供的「Fleekdrive」透過自動化整個共享流程，提供兼顧安全與業務效率提升的環境。本服務除了具備強固的安全性及即時協同編輯功能外，更具備針對日本企業習慣優化的「高度權限設定」與「業務自動化」功能，是法人專用的線上儲存服務。透過這些功能將現場的傳統作業系統化，從根本上消除人為錯誤與效率低落，強力貢獻於安全的資訊管理與企業的永續成長。

調查執行公司

公司名稱:株式會社Fleekdrive 所在地:〒108-0022 東京都港區海岸3-9-15 LOOP-X 6F 代表者:代表取締役會長 秋山 博紀 取締役社長 CEO 萱沼 利彦 設立:2019年5月7日 事業內容:雲端服務的開發、銷售、支援 網頁:https://www.fleekdrive.co.jp/

「Fleekdrive」是什麼?

Fleekdrive(發音:Furiikudoraibu)是累計導入公司數超過1000家、使用者數超過30萬人的法人專用線上儲存服務。它不僅止於檔案儲存，更作為能有效活用企業資訊資產於內外部的平台，廣泛被新創公司到全球企業採用。

除了作為法人專用線上儲存的傳統功能外，其強項在於針對日本企業習慣優化的「高度權限設定」與「業務自動化」,並透過直觀的UI最大化現場作業效率。由於能隨時、隨地、快速安全地存取業務檔案，即使在跨越辦公室與居家辦公的混合工作模式下，也能有效率地進行工作。

「Fleekdrive」詳情:https://www.fleekdrive.com/

【關於Fleekdrive的諮詢】 株式會社Fleekdrive 營業部 電話:03-6722-5015 傳真:03-6722-5025 電子郵件:sales@fleekdrive.co.jp ※目前實施遠距辦公，請透過電子郵件洽詢。