埼玉県庁、全庁の情報共有基盤として全職員13,000人でkintoneを活用

サイボウズ株式会社は、埼玉県庁の「kintone（キントーン）」活用事例をkintone製品サイトの導入事例ページにて公開しました。

埼玉県庁では、「埼玉県デジタルトランスフォーメーション推進計画」に基づき、全庁的なDX推進に取り組んでいます。そのなかで部局を超えた情報連携にkintoneを採用し、全庁13,000人の業務効率化を進めました。

kintone導入の背景

埼玉県では企業や行政のデジタル化を前提とした社会全体のDXの実現を目指し、アナログからデジタルへ環境を移行する第1ステップ、デジタルで仕事のやり方を変えるTX（タスク・トランスフォーメーション）を中心とした第2ステップ、そして最終的なDXの第3ステップの3つのステップを設定しています。

アナログからデジタル化が進み、第2ステップでノーコードツールや生成AIなどを積極的に活用しながら職員自らが業務改革を推進するなか、部門をまたいで情報を共有する共通の仕組みがないという課題がありました。例えば県庁の複数部門間で確認が必要な場合に、メールでの個別確認に時間がかかるといった課題に対し、kintoneは複数部門をまたがる承認フローに対応でき、閲覧や編集の適切なアクセス権が付与できる点を評され、採用に至りました。

必要な情報を各課から収集するための照会回答業務の効率化を実現

現在は在籍している全職員13,000人にkintoneのライセンスが付与されており、アプリ数は200を超える規模に拡大しています。なかでも全庁で活用されているのは、照会回答業務に使われているアプリです。

例えば次年度の新たな事業を提案するためのアプリでは、企画部門から各課に対して提案事業に関する情報を収集しています。各課から収集した情報を、取りまとめの企画部門だけでなく、財政部門も含めて確認する必要があり、これまではメール等でやり取りを行い時間も労力もかかっていました。kintoneでアプリ化することで、企画部門と財政部門が同じ情報を確認できるようになりました。

今後の展望

次の第3ステップ（DX）の取り組みを本格化させていく段階に向けて、各課横断的に利用する照会回答業務をなるべくkintoneに集約し、さらなる業務効率化を目指しています。

またkintone内に情報が蓄積されることで、データに基づく政策立案が可能になるなど、データの有効性について庁内に認知を広げ、県庁の全職員がワンチームとしてDXへの歩みを着実に進めていきます。

kintoneとは

42,000社以上が利用しているサイボウズの業務改善プラットフォームです。ITの知識がなくても自社の業務に合わせたアプリをノーコード・ローコードとAIで作成でき、素早く低コストで業務改善を実行できます。主な機能として「データベース」「コミュニケーション」「プロセス管理」があり、顧客管理、出張申請、業務日報など幅広い用途で活用できるため、現場主導の継続的な業務改善を実現します。