打造審計強韌組織：保險代理機構深化「存證管理」體系整備

## 打造審計強韌組織：保險代理機構深化「存證管理」體系整備

專注於企業數據與AI應用的AI Data株式會社，其子公司LegalData株式會社發布了一項案例，介紹了位於大阪的綜合保險代理機構「株式会社Better Support」導入簡易數位鑑識工具「EASY Forensics」的成果。

隨著保險公司對代理機構的審計日益嚴格，此案例作為一家主動建立「具備說明力管理體系」的典範，受到了業界關注。

### 背景：保險代理機構面臨的資訊管理體系變遷
近年來，保險行業整體的合規意識提升，監督準則亦趨嚴格。保險公司對代理機構的審計頻率與深度不斷增加，代理機構現在必須具備「保留審計軌跡」並在「審計時能進行說明」的能力。

這種環境變化並非僅限於大型代理機構。無論規模大小，資訊管理與工作流程的可視化與標準化，已成為左右代理機構經營穩定性的關鍵。

### 課題：有規則卻缺乏「可運作機制」
株式会社Better Support儘管認識到審計應對與資訊管理的重要性，但仍面臨以下挑戰：

- 缺乏在審計時能提出客觀證據的體制。
- 客戶資訊管理過度依賴特定業務人員，難以進行組織級管控。
- 工作流程存在高度個人化，在可複製性與一致性上存在缺失。

問題的核心在於：不僅需要制定規則，更需要打造一套真正能實際運作的機制。

### 措施：從「存證」轉向「以證說明」的體制
透過活用LegalData的「EASY Forensics」，公司建立了基於以下三點的資訊管理體系：

1. 強化存證管理的可靠性（防止竄改）
引入自動生成雜湊值（Hash）的竄改檢測機制。鎖定數據保存時間點，建構能客觀證明數據從取得時起未遭竄改的環境。

2. 顧客資訊管理的組織化
透過本地端（Local）閉環運作降低資訊外洩風險。藉由標準化保存程序與明文規範管理流程，成功過渡至不再依賴特定個人、實現組織化管理的體制。

3. 確立具備可複製性的工作流程
透過將證據保存程序手冊化並自動生成報告，實現了無論由誰處理都能達到相同品質的體制。在審計時，能夠將「處理程序」與「證據」成套提出。

### 導入效果
導入EASY Forensics後，確認了以下成效：

- 提升了存證管理的可靠性，使審計說明更加順暢。
- 推動了工作流程的標準化，擺脫了對個人的過度依賴。
- 降低了應對審計的人力成本與財務負擔。
- 體系整備後，提升了來自內外部的信任感與安心感。

### 未來展望
LegalData株式會社將持續向保險代理機構、中小企業以及各類專業服務人士推廣「EASY Forensics」，持續協助其強化資訊管理體系與內部控制。

公司將繼續大力支持各項將審計應對從「負擔」轉化為「經營優勢」的行動。