建築業的「紙張、傳真、Excel」為何揮之不去 ── 從建材租賃業現場看結構性課題與AI業務操作系統「BuildOS」的挑戰

Leach股份有限公司（總部：東京，執行長：冨永拓也，以下簡稱「本公司」）在開發針對建築材料租賃業的AI業務系統「BuildOS（BuildOS）」的過程中，對建築材料租賃公司進行了實地採訪。

本文將報告透過採訪揭示的實際營運情況、阻礙數位化的結構性背景，以及BuildOS旨在實現的解決方向。

**日常：同時開啟多個螢幕，手動轉錄資料**

當我們拜訪某家建築材料租賃公司的辦公室時，首先映入眼簾的是螢幕的數量。

事務人員的辦公桌上，庫存管理、單價表、現場資訊、交易歷史等多個視窗持續開啟。他們需要隨時查找所需資訊，手動確認，然後轉錄到另一個螢幕。這項工作全天候不間斷地進行著。

「即使只確認一個單價，也必須在不同螢幕之間來回切換。熟練的人員可以順利完成，但新進員工要熟練則需要相當長的時間。」

這家租賃公司每天與總承包商和工程公司等眾多客戶進行大量的出入庫交易，並管理全國各地的工地。公司分為多個部門，每個負責人都在結帳日對單據進行最終核對。

現場負責人一致表示，負荷最重的工作是與庫存核對和處理相關的驗證工作。他們從龐大的交易數據中逐一找出差異，並手動驗證金額和數量的準確性。即使核對完成，如果事後發現差異，就必須從頭開始。這看似簡單的工作，實際上卻是連續的判斷過程。

事務工作複雜性也有其建築材料租賃業獨有的原因。臨時材料並非一次性銷售，而是從租借到歸還的整個期間都必須追蹤。這包括出庫日期、歸還日期、天數計算、損壞情況、丟失時的處理。歸還時間可能會因工程進度而異，管理單位也可能因工地整合而改變。這些變動因素相互疊加，使得管理工作量呈倍數增長。

**潛在風險：個人化（過度依賴個人知識）**

採訪中反覆聽到的詞是「個人化」（屬人化）。

某些處理的判斷只有特定人員才能進行。其他業務則非特定人員無法運轉。判斷過程越多的業務，越集中在特定個人身上，使得培訓和交接極其困難。

為什麼會出現個人化？其背景是每個客戶不同的商業慣例和大量的例外處理。即使是相同的「入庫」作業，不同客戶的單價體系和計算方法也不同。某個客戶可能使用按日計算，另一個客戶則按月計算。折扣處理規則、特殊材料的處理方式、源於過去問題的驗證程序——這些隱性知識無法完全寫入手冊中。

「我們確實有擴大基地的構想。但以目前的工作方式，即使增加人手也無法解決問題。除非改變體系本身，否則擴展將很困難。」

管理層表示，這種個人化是業務擴張的最大瓶頸，並對此感到危機。如果某位員工生病或調職，業務會立即停滯。依賴隱性知識的運作方式對組織來說，持續是一種無聲的風險。

個人化的根源深遠。即使準備了操作手冊，例外模式也太多，手冊無法跟上。資深員工立刻知道的事情，如果想將其文件化，將需要巨大的工作量。結果是「問比較快」的文化根深蒂固，個人化變得更加鞏固。

**阻礙建築業數位化的三大障礙**

這些挑戰不僅限於受訪者。整個建築行業都存在根深蒂固的結構性背景。

**障礙1：現場主義的物理限制**

建築工作的核心在於「現場」。這涉及在戶外操作重型機械、運輸材料和在高處作業。戴著手套操作觸控螢幕並不容易，而且將精密設備帶入暴露於灰塵和雨水的環境本身就是一種風險。

因此，紙質單據在現場仍然是一個合理的選擇。手寫可以在戴著手套的情況下進行，無需電源或通訊環境。在建築物地下室或山區工地，通訊不穩定並不罕見。無論雲系統多麼優越，如果沒有信號就無法使用。紙質單據在現場的存續，不僅僅是一種舊習慣，而是對物理環境適應的結果。如果無視這一事實，下令「廢除紙張，轉向數位化」，現場是不會行動的。在許多過去數位化嘗試失敗的案例中，這種現場的合理性被忽視了。

**障礙2：多層次分包結構**

建築行業擁有一種獨特的產業結構，從發包商到總承包商（總承包商），再到一級、二級、三級分包商，多層次的公司參與其中。