【以「DX」支援客戶繁榮】岩田產業集團強化受發注業務數位化支援～提供實現業務效率化與經營改善的解決方案～

岩田產業株式會社（總部：福岡縣福岡市，代表董事社長：岩田章正）作為「客戶繁榮支援企業」，正強化對餐飲及飯店業的數位轉型（DX）推動支援。本公司作為Infomart株式會社的代理商，協助受發注業務的數位化，並透過業務效率化、無紙化以及會計處理的省力化，致力於改善客戶的經營狀況。

在外食與住宿產業，缺工及業務負擔增加的問題日益嚴重，現場仍殘留許多紙本傳票與手動輸入作業。本公司不僅是單純的食品批發商，更作為貼近並解決客戶挑戰的合作夥伴，透過數位化支援業務改革。

這次，我們將介紹導入了Infomart「B2B受發注平台」的有明度假城株式會社的案例。

導入案例 1：有明度假城株式會社

將桌上堆積達30公分的送貨單無紙化。請款金額確認與會計輸入減少了9成。

設立：1990年6月

事業內容：飯店、旅館

總部所在地：熊本縣荒尾市本井手1558

企業網站：https://greenland.co.jp/hotels/verde/

POINT

將採購的CSV資料匯入會計軟體，減少錯誤與時間

送貨單與請款單的金額確認及輸入時間減少9成

盤點功能消除了盤點表的Excel輸入與表單管理

關於企業概要與主要業務

營運著受歡迎的遊樂園官方飯店。

事務部購買課 森美智男先生（以下稱森先生）：本公司是Greenland的集團企業，營運著與遊樂園相鄰的官方飯店「Hotel Verde」與「Hotel Blanca」。由於還附設有Greenland營運的高爾夫球場，因此我們的客群會依季節而異，包含使用遊樂園或高爾夫球場的客人、商務客以及修學旅行的團體等。當我在工作中聽到雲霄飛車的歡呼聲，或是聽到回到飯店的客人說「今天真好玩」時，就會感到非常有成就感。

聽說在採購用品的管理上曾遇到困難。

原口由香里女士（以下稱原口女士）：採購用品的會計處理以前都是看著傳票手動進行的。首先，購買課要看著從餐飲、用品等各部門交上來的手寫訂購單，將商品名稱和數量逐一輸入到Excel中。然後按供應商彙整，透過傳真發包。之後，再將訂購內容輸入到會計軟體中。這項作業每天要花2小時，多的大時候甚至要花3小時左右。到貨時，又要將送貨單逐一輸入到Excel中。為了確認是否有漏送，我們會將輸入會計軟體的訂購內容與送貨單進行核對。如果有送錯的，就會打電話給供應商確認。確認完畢的送貨單會歸檔，在需要確認內容或比較價格時使用。此外，我們還另外製作了一個Excel表格來核對現場的送貨單與供應商的請款金額。

森先生：每個月的盤點，我們要從各部門回收上個月剩餘、這個月剩餘的紙本資料，輸入到Excel中計算這個月的消耗量。在需要打開好幾個Excel檔案的情況下，那項作業有時會耗掉1到2天的時間。

與Greenland相鄰的官方飯店「Hotel Blanca」

透過IT工具解決採購金額核對與盤點的麻煩

意識到業務改善的契機是什麼？

原口女士：我們日常業務的大部分時間都花在彙整和輸入訂購單、找傳票、歸檔等方面。桌上甚至堆積了厚達30公分的傳票。看到這個情況的社長指謫說「你們還在做這種事啊？」，這就是契機。剛好公司內部到處都在推動DX化，所以購買課也決定著手進行。

森先生：為了導入系統，我們評估了各種服務，並在2024年2月採用了Infomart的『B2B受發注平台』。最大的決定因素是使用該系統的企業很多。此外，在我們考慮導入的時候，剛好是發票制度即將開始之際，我們判斷Infomart在易用性與法令遵循的確實性方面表現優異。

原口女士：導入初期，部分員工花了一些時間才習慣。我想這在住宿業很常見，我們公司廚房等部門的員工平均年齡較高，對電腦和智慧型手機有抗拒感。因此，我們決定先讓習慣智慧型手機和平板的年輕員工學會操作，然後再教導其他員工。就這樣，系統在沒有發生重大混亂或問題的情況下普及了。

各項業務中的各種導入效果

IT導入有效果嗎？

原口女士：有很大的效果。首先，因為各部門的負責人可以直接發包，購買課就不需要再彙整手寫訂購單、輸入Excel、發送傳真和歸檔了。當想要確認訂購內容時，只要透過畫面上的「交易日曆」功能就能輕鬆完成，所以也不需要再從厚達30公分的傳票堆中尋找特定的一張傳票了。現在我們幾乎不使用紙張了。每天要花2到3小時的業務減少了9成以上。

森先生：透過盤點功能帶來的每月盤點省時效果也很明顯。在那之前，各現場要在紙本盤點表上寫下剩餘數量，再由購買課彙整輸入到Excel中。現在因為現場可以直接在系統上輸入盤點資料，購買課就不需要再回收表單和輸入作業了。購買課也要負責清潔劑等消耗品倉庫的盤點，但因為現在只需要核對到貨商品數量與實際物品數量，所以變得輕鬆多了。

請款單的管理作業如何呢？

原口女士：過去如果請款金額與會計系統的金額不符，就必須一張一張地翻閱傳票，確認是哪個部門、什麼時候、哪個商品的金額不符。使用系統進行受發注後，只要到貨數量或金額有變動就會立刻反映在系統上，所以金額不會有不符的情況。

森先生：確認請款單並彙整月度決算資料的作業時間也縮短了。過去，我們規定供應商必須在每月4日之前透過郵寄或傳真發送請款單，我們總是需要打電話催促。對於使用Infomart受發注系統的供應商，我們現在可以在畫面上立即且準確地確認請款金額。因為請款單的格式已經統一，所以也消除了要解讀各種不同格式的負擔。

原口女士：輸入會計軟體的作業也解決了。因為只需要將透過Infomart會計連結功能自動產生分錄的請款資訊輸出為CSV，然後上傳到我們的會計軟體即可，所以最大的優點就是不僅節省了輸入時間，也不會再有輸入錯誤了。分錄是透過為每個商品設定會計科目，來反映在會計軟體上的。導入時，為4000個以上的商品逐一設定會計科目真的很費力，但這對減少每月作業時間產生了極大的影響，其價值遠遠超過那些努力。

關於DX化的未來展望